टेलीफोन कॉल एक चिकित्सा कार्यालय के लिए संचार का एक महत्वपूर्ण साधन हैं।इस कारण से, कई चिकित्सकों ने अपने फोन का जवाब दफ्तर के बाहर 24 घंटे, दिन में सात दिन, सप्ताह में एक फोन जवाब सेवा का उपयोग करके दिया है। कुशल और प्रभावी फोन कॉल प्रक्रिया पेशेवर तरीके से रोगियों और कर्मचारियों की जरूरतों को पूरा करेगी।
आने वाली कॉल को संभालना
जानिए मरीजों को क्या जानकारी चाहिए। फोन का जवाब देते समय, अपना ध्यान कॉलर पर केंद्रित करें। स्पष्ट और धीरे बोलें। जैसे-जैसे आप समझेंगे, नोट्स रिकॉर्ड करें। फोन करने वाले को अपना नाम बताएं। बातचीत के दौरान नाम से कॉलर को संबोधित करें। कई कॉल रोगियों को नियुक्तियां करने की आवश्यकता होगी, लेकिन कुछ को नर्स या चिकित्सक से चिकित्सा सलाह की आवश्यकता होगी। यदि कॉलबैक की आवश्यकता है, तो उस व्यक्ति का नाम और फ़ोन नंबर रिकॉर्ड करें। उसे अपना नाम बताने के लिए कहें। यदि उनके अनुरोध का जवाब देने के लिए उनके रिकॉर्ड एक्सेस किए जाएंगे, तो जन्म तिथि जैसी जानकारी की पहचान करने के लिए कहें। यह सुनिश्चित करता है कि सही रिकॉर्ड को परामर्श दिया जाएगा क्योंकि रोगी का नाम और जन्म तिथि दोनों का मिलान होना चाहिए। कॉल की प्रकृति के अनुसार स्पष्ट, संक्षिप्त नोट्स बनाएं। समय, तारीख और अपने आद्याक्षर नोट करें। रोगी को एक संकेत दें जब वह एक वापसी कॉल की उम्मीद कर सकता है। बोलते ही मुस्कुराओ। मुस्कुराते हुए प्रभाव कैसे आप ध्वनि। कॉल पूरा करने से पहले, पूछें कि क्या आपने कॉलर के सभी प्रश्नों को संबोधित किया है।
प्रिस्क्रिप्शन रिफिल के लिए अनुरोधों को संभालना
जब कोई रोगी डॉक्टर के पर्चे के रिफिल का अनुरोध करता है, तो आपको निम्नलिखित जानकारी की आवश्यकता होगी: रोगी का नाम और फोन नंबर, दवा का नाम, रोगी की लंबाई, लक्षण, फार्मेसी का नाम और फार्मेसी फोन नंबर। रोगी को सूचित करें कि क्या आप यह पुष्टि करने के लिए वापस बुलाएंगे कि रिफिल का आदेश दिया गया है।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाडॉक्टर से बात करने के लिए रोगी अनुरोधों को संभालना
आपका डॉक्टर यह निर्धारित करेगा कि फोन पर उसकी तत्काल उपस्थिति की आवश्यकता वाले आपातकाल का गठन क्या है। आम तौर पर, डॉक्टर अन्य चिकित्सकों और उनके परिवार के सदस्यों को छोड़कर फोन कॉल का जवाब नहीं देते हैं। आपातकालीन कॉल को छोड़कर अन्य सभी कॉल दिन के दौरान या दिन के अंत में अपनी सुविधानुसार वापस कर दिए जाते हैं। रोगी को आश्वासन दें कि डॉक्टर वापस बुलाएगा, और यदि संभव हो तो दिन का अनुमानित समय प्रदान करें।
अन्य कार्यालय फोन अनिवार्य है
फोन का जवाब देते समय गम न खाएं, न खाएं। तीसरी रिंग से फोन का जवाब दें। कठबोली या अव्यवसायिक शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग न करें। हमेशा कॉलर को होल्ड पर रखने से पहले पूछें। 30 सेकंड के भीतर कॉलर के साथ वापस जांचें। यदि आवश्यक हो, तो पूछें कि क्या आप कुछ मिनटों में रोगी को वापस बुला सकते हैं। एक साथ कई कॉल्स को होल्ड पर रखने से बचें। हमेशा याद रखें कि आप एक पेशेवर सेटिंग में हैं।
एक बड़े बाल चिकित्सा अभ्यास ने नियमित रूप से अपने व्यवसाय के नाम को बताते हुए फोन का जवाब दिया और कहा, "कृपया पकड़ो," इससे पहले कि कॉलर एक शब्द बोल सके। यह अनप्रोफेशनल तरीके से भड़का रहा था। यह तब बंद हो गया जब अभ्यास में शामिल डॉक्टरों में से एक ने रोगियों के माता-पिता के समान उपचार प्राप्त किया। उन्होंने तुरंत प्रोटोकॉल का जवाब देते हुए अपने फोन को संशोधित किया।
