कार्यालय की कार्य आवश्यकताएँ

टाइपिंग, प्रूफरीडिंग, फाइलिंग और कंप्यूटर कार्य सहित कार्यालय कर्मियों के कई कर्तव्य और जिम्मेदारियां हैं। वे इंटरनेट के जानकार होने चाहिए, और उनके पास उत्कृष्ट संचार और संगठनात्मक कौशल होना चाहिए। अन्य आवश्यकताएं नियोक्ता द्वारा भिन्न हो सकती हैं। कुछ को माध्यमिक शिक्षा के बाद की शिक्षा और पिछले कार्यालय के कार्य अनुभव की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य को केवल उच्च विद्यालय की शिक्षा की आवश्यकता होती है और नौकरी पर प्रशिक्षण प्रदान करना होता है।

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शिक्षा और प्रशिक्षण

कार्यालयीन कार्य में रुचि रखने वाले व्यक्तियों को प्रासंगिक शिक्षा और प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। अधिकांश नियोक्ताओं को आवेदकों को कम से कम एक उच्च विद्यालय डिप्लोमा या GED समकक्ष होना चाहिए। कार्यालय से संबंधित पदों के लिए आवेदकों के पास कुछ पोस्ट-माध्यमिक स्कूल प्रशिक्षण भी होना चाहिए। कार्यालय के काम के लिए आवश्यक कौशल प्रदान करने वाली कक्षाएं अक्सर सामुदायिक कॉलेजों, व्यावसायिक और तकनीकी स्कूलों में या ऑनलाइन निर्देश के माध्यम से उपलब्ध होती हैं। इन कौशल में कीबोर्डिंग और कंप्यूटर कौशल शामिल हैं, मल्टी-लाइन स्विचबोर्ड फोन प्रणाली का उपयोग कैसे करें, और फैक्स मशीन, प्रिंटर, कॉपियर और स्कैनर जैसे कार्यालय उपकरण कैसे संचालित करें।

संचार कौशल

कार्यालय के काम के लिए उन्नत लिखित और मौखिक संचार कौशल की आवश्यकता होती है। श्रमिकों को पता होना चाहिए कि ग्राहकों, सहकर्मियों और पर्यवेक्षकों के साथ स्पष्ट रूप से संवाद कैसे करना चाहिए, दोनों व्यक्ति और टेलीफोन पर। कार्यालय के कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि उचित व्याकरण, विराम चिह्न, वर्तनी और प्रारूपण का उपयोग करके व्यावसायिक पत्राचार की रचना और प्रमाण कैसे करना है।

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स्व- स्टार्टर

एक कार्यालय के वातावरण में काम करने वाले व्यक्तियों को स्वयं-शुरुआत करने की आवश्यकता होती है जो सौंपे गए और बिना काम किए दोनों कार्यों को पूरा करते हैं चाहे वे पर्यवेक्षण या अनसुना किए गए हों। कार्यालय के कर्मचारियों को अक्सर कार्यालय को सुचारू रूप से चलाने के लिए जिम्मेदार माना जाता है, जिसके लिए योजना, पूर्वविचार और विवरणों पर नज़र रखने की आवश्यकता होती है, जिसे अन्य लोग भूल गए या उपेक्षित कर सकते हैं।

कंप्यूटर पर आराम से काम करने वाला

कार्यालय के कर्मचारियों को कंप्यूटर प्रेमी होना आवश्यक है। इसका मतलब यह है कि विंडोज जैसे कंप्यूटर ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग करने का तरीका जानने के साथ-साथ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के साथ एक दस्तावेज बनाना, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के साथ एक स्प्रेडशीट और पावरपॉइंट के साथ स्लाइड प्रस्तुति। कार्यालय कर्मचारियों को ईमेल और इंटरनेट का उपयोग करने में भी सक्षम होना चाहिए, और प्रिंटर, कॉपियर और फैक्स मशीन के साथ विशेषज्ञता होनी चाहिए।

संगठन कौशल

कार्यालय का काम पूरा करने के लिए उत्कृष्ट संगठनात्मक कौशल की आवश्यकता होती है। श्रमिकों को यह समझना चाहिए कि कैसे अपने समय का प्रबंधन बुद्धिमानी से किया जाए और कार्यों को प्राथमिकता दी जाए ताकि वे अपना काम समय पर कर सकें। कार्यालय के वातावरण में काम करने वालों को फाइलिंग, अभिलेखागार, इन्वेंट्री और अन्य सूचना भंडारण और पुनर्प्राप्ति प्रणालियों को लागू करने और पालन करने में भी माहिर होना चाहिए।

गणितीय कौशल

कार्यालय के वातावरण में काम करने में अक्सर कुछ बहीखाता, लेखा या चालान शामिल होता है, जिसके लिए गणितीय कौशल के उपयोग की आवश्यकता होती है। कार्यालय के कर्मचारियों को लेखांकन और बहीखाता पद्धति जैसे क्विकबुक के साथ खुद को परिचित करना चाहिए और 10-कुंजी कैलकुलेटर को संचालित करना सीखना चाहिए।