वरिष्ठ सचिव आमतौर पर कार्यालयों में कार्यरत होते हैं और दैनिक व्यवसाय प्रक्रियाओं को कुशलतापूर्वक चलाने के लिए प्रमुख प्रशासनिक कर्तव्यों का पालन करते हैं। एक वरिष्ठ सचिव एक या एक से अधिक प्रबंधकों के अधीन काम कर सकता है और उससे अपेक्षा की जाती है कि वह किसी व्यवसाय के सभी प्रमुख पत्राचार का सही रिकॉर्ड रखे। वरिष्ठ सचिव सार्वजनिक और निजी क्षेत्रों में विभिन्न प्रकार के व्यवसायों में कार्यरत हैं।
समर्थन भूमिका
एक वरिष्ठ सचिव की प्राथमिक भूमिका प्रमुख प्रशासनिक कर्तव्यों का पालन करके अपने पर्यवेक्षकों के लिए समय खाली करना है। वरिष्ठ सचिव संचार को सुनिश्चित करने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं और एक सटीक और समय पर आवश्यक पार्टियों में वितरित किए जाते हैं। एक वरिष्ठ सचिव आमतौर पर वरिष्ठ प्रबंधन से नोट्स तय करता है, पत्र या रिपोर्ट प्रारूप में नोट्स टाइप करता है और इच्छित प्राप्तकर्ता को जानकारी वितरित करता है, जैसा कि Champaign काउंटी वेबसाइट पर दिखाया गया है। इसलिए एक वरिष्ठ सचिव के पास व्याकरणिक नियमों और विराम चिह्नों का दृढ़ होना चाहिए और सांख्यिकीय डेटा को प्रस्तुत करने या पत्र टेम्पलेट्स का उपयोग करने के लिए बुनियादी कार्यालय सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों का उपयोग करने में कुशल होना चाहिए। एक वरिष्ठ सचिव से यह भी अपेक्षा की जाएगी कि वह अपने पर्यवेक्षक के लिए एक सटीक नियुक्ति कार्यक्रम रखे और सभी अपेक्षित उपस्थित लोगों के साथ व्यावसायिक बैठकों की व्यवस्था की पुष्टि करे। उसे यात्रा की व्यवस्था करने और ऑफ-साइट सम्मेलनों के लिए ठहरने की व्यवस्था करने का काम भी सौंपा जा सकता है।
संचार भूमिका
एक वरिष्ठ सचिव को कभी-कभी लिपिक कर्मचारियों को दिए जाने वाले महत्वपूर्ण कार्य असाइनमेंट को समन्वय और पर्यवेक्षण करने के लिए कहा जाएगा ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे कुशलतापूर्वक और समय पर पूरा हो। वरिष्ठ सचिवों से यह भी अपेक्षा की जाती है कि वे नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें और मौजूदा स्टाफ को फिर से प्रशिक्षित करें जब सामान्य व्यावसायिक व्यवहार में किसी भी तरह का बदलाव किया जाए। एक वरिष्ठ सचिव आंतरिक और बाहरी स्रोतों से टेलीफोन कॉल भी कर सकता है, सभी प्रासंगिक जानकारी सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधकों द्वारा लिए गए विभागों और स्क्रीन कॉल के बीच रिले संदेश। टोटल जॉब्स वेबसाइट पर वर्णित के अनुसार, रिसेप्शन डेस्क पर विजिटर इंक्वायरी फील्डिंग के साथ उसे काम सौंपा जा सकता है।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाअतिरिक्त कर्तव्य
एक वरिष्ठ सचिव को बैठकों में भी मिनट लग सकते हैं और आम तौर पर आंतरिक और बाहरी स्रोतों से पत्राचार दाखिल करने का काम सौंपा जाता है। एक वरिष्ठ सचिव मुख्य कार्यालय आपूर्ति की निगरानी करने और उन्हें फिर से भरने के लिए नए आदेश बनाने के लिए भी जिम्मेदार है। वह बजट अनुमानों और बिक्री चालान की तैयारी और प्रसंस्करण में सहायता कर सकते हैं और अक्सर पेरोल प्रशासन के साथ सहायता करते हैं वरिष्ठ सचिव अक्सर अनुसंधान करते हैं और व्यवसाय प्रदर्शन के स्तर, बिक्री के आंकड़े और क्रय लागत पर रिपोर्ट उत्पन्न करते हैं, जैसा कि मोंटेरे काउंटी वेबसाइट पर वर्णित है।
