कुछ कार्यस्थलों में एक ओपन-डोर पॉलिसी होती है जो कर्मचारियों को बॉस के उपलब्ध होने पर उनकी चिंताओं के बारे में बताने की अनुमति देती है। हालांकि, कुछ व्यवसायों में, आपकी आवाज़ सुनने का एकमात्र तरीका एक पत्र या ईमेल तैयार करना है। यदि आप दूसरे प्रकार के स्थान पर काम करते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ समय लें कि आपका पत्र अच्छी तरह से लिखा गया है, व्याकरणिक रूप से सही है और एक पेशेवर और शिक्षित स्वर पर प्रहार करता है।
यह कहीं भी जाएगा?
इससे पहले कि आप उस पत्र को तैयार करने के लिए बैठें, अपने आप से पूछें कि क्या यह परेशानी के लायक है, कैरियर कोच मैरी जी। मैकइंटायर, पीएच.डी. इस बारे में सोचें कि क्या आपका बॉस आपके सामने आने वाली समस्या के बारे में कुछ भी करने में सक्षम है। यदि नौकरी के बारे में आपकी चिंताओं में एक कष्टप्रद सह-कार्यकर्ता शामिल है, उदाहरण के लिए, यह इसके लायक नहीं हो सकता है और आप भविष्य में कुछ और अधिक सार्थक के लिए अपनी शिकायतों को जमा करना बंद कर सकते हैं।
$config[code] not foundतय करें कि आप क्या चाहते हैं
अब जब आपने निर्धारित कर लिया है कि आपके बॉस आपकी चिंताओं के बारे में कुछ कर सकते हैं, तो उस "कुछ" को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। यह आपकी चिट्ठी का क्रंदन बनने वाला है। कार्रवाई के अनुरोध के बिना, आपका पत्र आवारा लग रहा है। समाधान आपके लिए स्पष्ट हो सकता है, लेकिन आपका बॉस आपके जूते में नहीं रहता है और जरूरी नहीं कि आप उसी समाधान के साथ आएंगे जैसा आप करते हैं। इससे पहले कि आप उस पत्र को लिखें, एक साधारण अनुरोध लिखने का अभ्यास करें जिसे आप देखना चाहते हैं, या जो स्पष्ट रूप से परिभाषित है। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं "मैं डेस्क की व्यवस्था में बदलाव का अनुरोध कर रहा हूं।" यदि आपके पास कई अनुरोध हैं, तो सबसे पहले अनुरोध के साथ, उन्हें एक छोटी बुलेट-पॉइंट सूची में प्राथमिकता दें।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायासमस्या बतलाओ
अब पत्र को क्राफ्ट करना शुरू करने का समय आ गया है। इसे सौहार्दपूर्ण ढंग से संबोधित करें और फिर अपना परिचय दें, यदि आवश्यकता हो। एक बड़ी कंपनी में आपके बॉस को आपकी स्थिति या विभाग की याद दिलाने की आवश्यकता हो सकती है। फिर समस्या के बारे में एक सीधा बयान दें, जैसे "मैं आपको एक्स विभाग में होने वाली स्थिति के बारे में सूचित करने के लिए लिख रहा हूं।" इसके बाद, उन तथ्यों को बताएं, जैसा आपने उन्हें देखा है। इन तथ्यों को बिना दोष दिए या भावुक हुए बताएं। वे इस तरह से और अधिक वजन उठाएँगे।
क्यों आपका बॉस परवाह करता है
दूसरे पैराग्राफ में, स्पष्ट रूप से बताया गया है कि यह समस्या उत्पादकता, कार्यालय मनोबल, कंपनी की निचली रेखा या किसी अन्य कारक को प्रभावित कर रही है जिसके बारे में बॉस को चिंता हो सकती है। कहते हैं कि आप कार्यालय में हवा की गुणवत्ता के बारे में चिंतित हैं, उदाहरण के लिए। आपका बॉस वह व्यक्ति नहीं हो सकता है जो आपके व्यक्तिगत आराम से चिंतित है - भले ही वह चाहिए - लेकिन जब आप उसे स्पष्ट आंकड़े प्रदान करते हैं जो यह दर्शाता है कि समस्या आपके कार्यस्थल की उत्पादकता को कैसे प्रभावित कर रही है, तो वह ध्यान दे सकता है।
यह सब ऊपर लपेटो
समस्या का समाधान बताने के लिए अंतिम पैराग्राफ का उपयोग करें जो आपने पत्र को तैयार करने से पहले शुरू किया था। यदि आपके समाधान में आपकी ओर से अधिक प्रयास शामिल हैं, तो यह पहियों को थोड़ा सा नुकसान नहीं पहुंचाता है और उसे बताएं कि आपका व्यक्तिगत निवेश क्या हो सकता है। यदि चर्चा करने के लिए कोई अन्य अनुवर्ती मामले हैं, तो अपने बॉस को बताएं कि आप कब उपलब्ध हो सकते हैं। पत्र के अंत में, कंपनी के साथ काम करने के अवसर के लिए अपने बॉस को धन्यवाद दें, और इस पर हस्ताक्षर करें। अपने फोन नंबर और ईमेल पते को पत्र के नीचे छोड़ दें, यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपके बॉस के पास है या नहीं।
