अपने व्यवसाय के लिए सही समय ट्रैकिंग ऐप का चयन कैसे करें

बिल योग्य घंटों को ट्रैक करना रूट कैनाल को शेड्यूल करने जैसा रोमांचक है।

समय पर नज़र रखने के लिए आवश्यक है कि वह काम का दस्तावेजीकरण करे और भुगतान को सही ठहराए, लेकिन यह समय लेने वाला भी है, और जब मैन्युअल रूप से किया जाता है, तो त्रुटियों की संभावना होती है।

चाहे आप एक फ्रीलांसर हों, एक छोटे व्यवसाय के स्वामी या उद्यम-स्तर की कंपनी के कार्यकारी, टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर घंटे की ट्रैकिंग को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, सटीकता में सुधार कर सकते हैं और अरबों घंटे के प्रबंधन से सिरदर्द को दूर कर सकते हैं।

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सही टाइम ट्रैकर ऐप के फायदे बहुत बड़े हैं।

क्लाउड-आधारित ऐप से डेटा को आपके टाइम शीट प्रोग्राम में आयात किया जा सकता है, बिलिंग दक्षता बढ़ाई जा सकती है और मैनुअल शीट शीटिंग से जुड़ी मानवीय त्रुटि के लिए जोखिम को कम किया जा सकता है। समय पर नज़र रखने वाले एप्लिकेशन पेरोल प्रोसेसिंग लागत, गति बिलिंग और खातों को प्राप्य, और यात्रा व्यय को स्वचालित कर सकते हैं।

संक्षेप में, सही समय ट्रैकर ऐप आपको यह निर्धारित करने में मदद कर सकता है कि आपकी व्यावसायिक परियोजनाएं आपकी कंपनी के साथ कितनी लाभदायक हैं।

लेकिन इतने सारे अलग-अलग समय ट्रैकर ऐप विकल्पों के साथ, आप कैसे तय करते हैं कि आपके व्यवसाय के लिए कौन सही है? निम्नलिखित चार चीजों को ध्यान में रखें:

1. उपयोग में आसानी

"धोखेबाज़ी" से सावधान रहें। सबसे सरल इंटरफ़ेस का मतलब यह नहीं है कि यह ऐप उपयोग करने में सबसे आसान है या यह आपके व्यवसाय की जरूरतों के लिए सही है। हर टाइम-ट्रैकर ऐप एक शुरुआती लर्निंग कर्व के साथ आएगा।

आपका संगठन जितना बड़ा होगा और आपकी टीम और प्रोजेक्ट उतने ही जटिल होंगे, आपको कंपनी के व्यापक लॉन्च में निवेश करने की उतनी ही प्रारंभिक कोशिश करनी होगी। QuickBooks या Oracle की तरह आपकी कंपनी के मौजूदा बिलिंग सॉफ़्टवेयर के साथ संगतता आवश्यक है।

हर समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर को विभिन्न विभागों में रोल आउट करने में कुछ समय लगेगा। इसलिए सरलतम इंटरफ़ेस से मूर्ख मत बनो। उन ऐप्स की तलाश करें जो सहज हों और आपके लिए आवश्यक सभी कार्यक्षमता हो।

2. लचीलापन

आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सही समय ट्रैकर ऐप काफी लचीला होगा। उदाहरण के लिए, एक डिजाइनर यह देखना चाहता है कि उसके सहकर्मियों को कौन से कार्य सौंपे गए हैं। दृश्य संकेत, एक बार की तरह जो हरे रंग से लाल हो जाता है, साथ ही विभिन्न कार्यों के लिए नियत तारीखें जो एक पूर्ण परियोजना बनाती हैं, आपके श्रमिकों को तेजी से बढ़ा सकती हैं।

अधिकांश लोग दृश्य सूचना को तेजी से संसाधित करते हैं। एक टाइमशीट पर विचार करें जो प्रत्येक कार्य की प्रगति को दर्शाता है। यह आपको एक ही डेस्कटॉप या मोबाइल डिवाइस से सब कुछ ट्रैक करने और नियंत्रित करने की अनुमति देगा, बिना आवश्यकता के चारों ओर hopping।

उदाहरण के लिए, लचीलेपन की सहायता के लिए, वर्कफ़्लोमैक्स में छह टाइम-ट्रैकिंग विकल्प शामिल हैं:

1. प्रारंभ और समय को मैन्युअल रूप से दर्ज करने की क्षमता।
2. काम करने की सटीक संख्या दर्ज करने की क्षमता।
3. एक साधारण शुरुआत और स्टॉप टाइमर जो वास्तविक घंटों में काम करता है, को रिकॉर्ड करता है।
4. एक उद्देश्य ने Adobe विजेट बनाया, जो क्रिएटिव को Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro और Prelude जैसे Adobe उत्पादों के भीतर समय को ट्रैक करने की अनुमति देता है।
5. मोबाइल फ्रेंडली टाइमर आपको चलते-फिरते समय दर्ज करने की सुविधा देता है।
6. कई तीसरे पक्ष के डेस्कटॉप विजेट जो वर्कफ़्लोमैक्स के साथ एकीकृत होते हैं और वर्तमान और आगामी दोनों कार्यों के दृश्य अनुस्मारक सहित कार्यक्षमता और लचीलापन बढ़ाते हैं।

बॉस के रूप में, आप प्रोजेक्ट की अवधि के आधार पर दैनिक या साप्ताहिक टाइमशीट संपादित कर सकते हैं। अन्य समय ट्रैकर उपकरण हैं, जैसे कि समान सुविधाएँ, जिसमें सहज बिलिंग और चालान एकीकरण प्रदान करना शामिल है।

3. पूर्ण अनुकूलन

जबकि लचीलापन महत्वपूर्ण है, पूर्ण अनुकूलन क्षमता यकीनन और भी आवश्यक है। एप्लिकेशन को आपके पास पहले से मौजूद सिस्टम, प्रक्रियाओं और सॉफ्टवेयर के साथ काम करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, अगर चीज़ों को मोड़ने की ज़रूरत है, तो क्या ये बदलाव ऐप से ही आसानी से किए जा सकते हैं?

अनुकूलन विकल्पों को देखते समय, तृतीय-पक्ष एकीकरण की जाँच करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। सुनिश्चित करें कि आपका टाइम ट्रैकर आपके द्वारा पहले से उपयोग किए जा रहे ऐप का समर्थन करता है, जैसे कि कुछ नाम रखने के लिए पूर्वानुमान, ट्रेलो, Google ऐप्स, बेसकैंप, स्ट्राइप और पेपल।

इस तरह, आपका नया ऐप आसानी से आपके वर्तमान ऐप इकोसिस्टम में बदल सकता है। यदि सही तरीके से चुना गया है, तो आपके सभी ऐप एक साथ, बिना प्रविष्टि के डबल प्रवेश की आवश्यकता के डेटा को एक से दूसरे पर धकेलेंगे।

उदाहरण के लिए, IT कंपनी, Conquest Solutions लें। विजय समाधान पहले से ही अपने अकाउंटिंग प्लेटफॉर्म के रूप में ज़ीरो का उपयोग करता था, साथ ही अपने ग्राहकों के लिए आईटी समर्थन प्रदान करने के लिए फ्रेशडेस्क भी। इस वजह से, उन्होंने एक टाइम ट्रैकिंग ऐप चुना जो उनके मौजूदा "ऐप इकोसिस्टम" के साथ एकीकृत था।

समर्थन टिकट अपने समय ट्रैकर के लिए नए सिरे से अनुरोध से स्वचालित रूप से धकेल दिया गया, जिससे उन्हें चालान और बिल क्लाइंट बनाने की अनुमति मिली। लागू होने के तुरंत बाद, कॉन्क्वेस्ट सॉल्यूशंस ने लाभ देखना शुरू कर दिया, जिसमें समय की बोली में 66% की कमी, दैनिक दर में 24 प्रतिशत की वृद्धि, और उनके एप्लिकेशन पारिस्थितिकी तंत्र की पारदर्शिता के लिए धन्यवाद) एक चालान पर कभी विवाद नहीं हुआ।

4. सहज डिजाइन

सबसे अच्छे ऐप में नेत्रहीन आकर्षक इंटरफ़ेस और शक्तिशाली बैकएंड कार्यक्षमता दोनों हैं। हमने इस बारे में थोड़ी बात की कि शक्तिशाली बैकएंड कार्यक्षमता (आपकी विशिष्ट व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए ऐप को पूरी तरह से अनुकूलित करने की क्षमता सहित) इतना महत्वपूर्ण क्यों है।

लेकिन दृश्य डिजाइन इतना महत्वपूर्ण क्यों है?

डिजाइन हमारी भावनाओं को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है। और हमारी भावनाएं, विशेष रूप से आपके समय-ट्रैकिंग ऐप की भावना "आपके" कर्मचारियों को पसंद आती है या नहीं, यह निर्धारित करेगा कि वे वास्तव में इसका उपयोग करते हैं या नहीं।

स्मैशिंग पत्रिका ने हाल ही में "थिंक योर ऐप इज ब्यूटीफुल?" यूजर एक्सपीरियंस के बिना नहीं। "एस्थेटिक्स होना नहीं चाहिए प्रयोज्य के साथ असंगत है।

एक उपयोगी बदसूरत उत्पाद और एक आकर्षक आकर्षक के बीच चुनाव को देखते हुए, बाद में क्यों नहीं? दूसरे शब्दों में, सुंदर डिजाइन वास्तव में सौंदर्य के बारे में ही नहीं है।

यह सभी के बारे में है कि क्या आपके कर्मचारियों को आपके टाइम ट्रैकर को नेविगेट करने में आसान लगता है और स्वाभाविक रूप से अपनी दैनिक आवश्यकताओं के लिए इसका उपयोग करेंगे।

टेस्ट ड्राइव के लिए अपना टाइम ट्रैकिंग ऐप लेना

ध्यान रखें कि जब तक आप एकल फ्रीलांसर नहीं होते हैं, समय ट्रैकिंग ऐप का चयन करना आपके अपने अनुभव के बारे में उतना ही है जितना आपके कर्मचारी का अनुभव। सही ऐप का चयन करते समय, अपने कर्मचारियों के एक चुनिंदा समूह पर विचार करके एक सप्ताह के लिए अपने अंतिम एक या दो विकल्पों का परीक्षण करें।

गोद लेने की अवधि कितनी आसान है?

क्या वे ऐप को नेविगेट करने और इसे अपने वर्कफ़्लो में एकीकृत करने में सक्षम थे?

या क्या ऐप का उपयोग करना मैन्युअल रूप से घंटे ट्रैक करने की तुलना में एक बड़ी परेशानी बन गया?

चित्र: वर्कफ़्लोमैक्स

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