संगठित रहना यह सुनिश्चित करने में मौलिक है कि कार्यालय सुचारू रूप से चलता है। एक कार्यकारी सहायक के रूप में, आपको अक्सर कार्यालय को कुशल बनाए रखने के लिए कहा जाता है और यदि आप तैयार नहीं हैं, तो चीजें व्यस्त हो सकती हैं। आपको दैनिक, साप्ताहिक और मासिक आधार पर कार्य करने के लिए कहा जा रहा है। संगठन के बिना, भ्रमित होना आसान है और महत्वपूर्ण समय सीमा को भूल जाते हैं।
करने के लिए क्षेत्र
हर जगह चिपचिपा नोट और कागज होने के बजाय अपने डेस्क के एक हिस्से को "टू-डू" क्षेत्र के रूप में नामित करें। अपने डेस्क पर एक बॉक्स या फ़ोल्डर में आइटम रखें और इसे पूरे दिन समय-समय पर जांचें। जैसे ही कार्य पूरा हो जाता है, डेस्क से आइटम को "किए गए फ़ोल्डर" या फाइलिंग के लिए एक बॉक्स में हटा दें। प्रत्येक दिन की शुरुआत में, दिन के लिए कार्यों की पूरी सूची बनाएं और इसे "टू-डू" फ़ोल्डर में डालें। कार्य पूर्ण होने पर उन्हें रोक दें। कार्यों को जोड़ें क्योंकि वे आपके पास आते हैं और दिन के अंत में सुनिश्चित करते हैं कि सब कुछ पूरा हो गया है।
$config[code] not foundदिन निर्धारित करें
साप्ताहिक कार्यों के लिए दिन निर्दिष्ट करें। OfficePRO मैगज़ीन के विक्टोरिया मोरन कहते हैं, "आप अपने सप्ताह की व्यवस्था कर सकते हैं ताकि आप किसी भी तरह, किसी भी हद तक जान सकें कि आप क्या कर रहे हैं।" उदाहरण के लिए, बुधवार को कताई के दिन के रूप में चुनें और ऐसे कागजात रखें, जो किसी बॉक्स में तब तक छंटनी की आवश्यकता हो, जब तक कि यह समय तक न हो। या, शुक्रवार को पेटीएम कैश। यह दैनिक गतिविधियों के साथ भी काम कर सकता है। मोरन प्रति दिन निश्चित समय पर आवाज और ईमेल लौटाने का सुझाव देते हैं। (REF1) इस तरह से आपको दिन भर में अक्सर जो करना है उसे रोकना नहीं है।
दिन का वीडियो
आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायारंग कोडिंग
रंग कोडिंग का उपयोग करके आप यह व्यवस्थित कर सकते हैं कि क्या और कब किया जाना चाहिए। "हमेशा सोचें कि आप कौन से कार्य करते हैं और आप उन्हें कितनी बार करते हैं," जूडिथ एलन ऑफ एडमिन सीक्रेट कहते हैं। (REF2) कोड साप्ताहिक लाल जैसे एक रंग का काम; दैनिक कार्यों को नीले, मासिक कार्यों को पीले और इतने पर दें। कोड फ़ोल्डरों में कार्यों को रखें और फिर अपने कैलेंडर को लें और चिह्नित करें कि इसके पीछे रंगीन वर्ग के साथ क्या करना है। यदि आप एक बॉक्स नहीं बना सकते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर पर, कार्य रंगों में शब्द टाइप करें।
जिम्मेदारी साझा करें
जिम्मेदारियाँ संगठित रहने में एक आवश्यक हिस्सा है। यह कठिन लग सकता है क्योंकि आप वह व्यक्ति हैं जिसे अधिकांश कार्य सौंपे जाते हैं, लेकिन यह किया जा सकता है। कभी-कभी, आपके कार्य की समयबद्धता आपके पर्यवेक्षकों और सहकर्मियों के कार्यों पर निर्भर करती है। यदि आप पुस्तक को संतुलित करने के प्रभारी हैं, तो अपने सहकर्मियों को उनके स्टब्स में बदलने की समय सीमा दें। उन्हें प्रत्येक चेक पर हस्ताक्षर करने के लिए भी कहा है जो वे पुस्तक से लेते हैं। यदि आप बॉस किसी यात्रा पर जा रहे हैं, तो उसे लिख दें या क्या किया जाना चाहिए, इसकी एक सूची दें। फिर उसे यह सुनिश्चित करने के लिए सूची की एक प्रति दें कि आप दोनों एक ही पृष्ठ पर हैं। इसके अलावा, सभी श्रमिकों को एक फ़ोल्डर में सभी छोटी नकद प्राप्तियों को चालू करने के लिए विशेष फोल्डर दें। इस तरह से आपको किसी को भी शिकार पर नहीं जाना होगा, जब दराज को समेटने का समय हो।
