बैठकें व्यवसाय में एक मुख्य आधार हैं - वे निर्णय और कार्यों का संकेत देते हैं। अधिकांश उत्पादक बैठकें अन्य महत्वपूर्ण एजेंडा विषयों से दूर समय के बिना कार्रवाई आइटम का प्रबंधन करती हैं। यदि कार्रवाई ठीक से नहीं की जाती है, तो मूल्यवान समय उन कार्यों पर चर्चा करने में बर्बाद हो सकता है जो पूरे नहीं होते हैं, इच्छित लक्ष्यों को पूरा करने में विफल रहते हैं या संगठन के लिए कोई मूल्य नहीं लाते हैं। क्लोजर के माध्यम से प्रभावी ढंग से एक्शन आइटम का प्रबंधन मीटिंग मिनटों में उन्हें सही तरीके से कैप्चर करने के साथ शुरू होता है।
$config[code] not foundपरिभाषित
कार्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें, गलत व्याख्या के लिए कोई जगह नहीं है। कार्रवाई को सीमित करें क्योंकि यह सुनिश्चित करने के लिए प्रलेखित किया जा रहा है कि बैठक में उपस्थित लोग सहमत हों और समझें कि क्या अपेक्षित है। बैठक में मौजूद व्यक्ति को कार्रवाई सौंपें, और उस व्यक्ति को मौखिक रूप से जिम्मेदारी को स्वीकार करें। खराब तरीके से बताया गया एक्शन आइटम किसी ऐसे व्यक्ति को सौंपा जाता है जो इस मुद्दे को उठाते समय उपस्थित नहीं होता था।
रिकॉर्डिंग
रिकॉर्डिंग बैठकों के लिए एक मानकीकृत प्रारूप का उपयोग करें, एक अनुभाग के साथ विशेष रूप से एक एक्शन आइटम सूची के लिए। कुशल अनुवर्ती की अनुमति देने के लिए मुद्दों को ठीक से पकड़ने के लिए प्रारूप को लगातार बनाए रखने से मदद मिलती है। रिकॉर्ड किया जाना चाहिए, जो यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है कि ऐसा होता है, जिस तारीख को मुद्दा उठाया गया था या कार्रवाई सौंपी गई थी, और जिस तारीख को कार्रवाई पूरी होने की उम्मीद है। प्रत्येक कार्य के लिए, एक प्राथमिक स्वामी और एक बैकअप व्यक्ति को असाइन किया गया है - बैकअप प्राथमिक स्वामी के लिए एक सहयोगी के रूप में काम कर सकता है और यदि हो तो कार्य का समर्थन कर सकता है।
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मीटिंग मिनट वितरित करने के लिए बहुत लंबा इंतजार न करें। यदि कोई बैठक के दौरान इलेक्ट्रॉनिक नोट लेता है, तो बैठक बंद होते ही या उसके तुरंत बाद वितरण के लिए मिनट तैयार हो सकते हैं। लम्बी देरी से उपस्थित लोग भावविभोर हो सकते हैं। हाल ही में किए गए कार्य असाइनमेंट आपकी मीटिंग के दौरान जारी किए गए लोगों से अधिक प्राथमिकता पर हो सकते हैं।
नज़र रखना
पहचानी गई तिथियों के आधार पर असाइनमेंट को ट्रैक करने के लिए एक्शन आइटम सूची का उपयोग करें। यदि बैठक नियमित रूप से निर्धारित श्रृंखला का हिस्सा थी, तो खुली कार्रवाई की समीक्षा के साथ अगली बैठक शुरू करें। उपस्थित लोगों को पहले से सूचित करें ताकि वे प्रगति की रिपोर्टिंग के लिए कोई आवश्यक प्रस्तुति सामग्री तैयार कर सकें। यदि बैठक एक अनूठा या स्टैंडअलोन सत्र था, तो व्यक्तिगत रूप से या नई बैठक में अनुवर्ती कार्रवाई को बंद करने के लिए ट्रैकिंग क्रियाओं पर विशेष रूप से ध्यान केंद्रित किया जाता है।
दृश्यता
यदि नियत तिथियां छूट जाती हैं या रिपोर्ट की गई अपेक्षाएं पूरी नहीं होती हैं, तो इन तथ्यों को टीम के सदस्यों को दिखाई दें। लिखित टिप्पणियों सहित एक्शन आइटम सूची को फिर से वितरित करें, जो स्पष्ट रूप से समझाती है कि देरी किस कारण हुई, कार्रवाई को अपर्याप्त क्यों माना गया, और ट्रैक पर वापस आने के लिए क्या किया जाना चाहिए। यदि बाधाओं को हटाने के लिए प्रबंधन सहायता की आवश्यकता होती है, तो समस्या के एक संक्षिप्त सारांश और टीम के अनुशंसित समाधान दोनों प्रदान करने के लिए प्रबंधन टीम के उपयुक्त सदस्यों के साथ समय निर्धारित करें।
समापन
जब कोई कार्रवाई पूरी हो जाती है, तो समस्या को बंद करने की तिथि की पहचान करके कार्रवाई आइटम सूची को अपडेट करें। टीम के सदस्यों को सूची को फिर से वितरित करें ताकि वे देख सकें कि क्या कार्रवाई बंद हो गई और कब हुई। सभी ने बंद वस्तुओं को देखा है, उन्हें सूची से हटा दें। टीम की जरूरतों या प्रबंधन की अपेक्षाओं के आधार पर बंद वस्तुओं को संग्रहीत या हटाया जा सकता है।
