सचिव कर्तव्यों और जिम्मेदारियों

एक सचिव के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों की समझ कार्यालय पेशेवरों के रूप में काम करने वालों के लिए मददगार हो सकती है। नई प्रौद्योगिकियों के उभरने के बावजूद, सचिवों के लिए प्राथमिक जिम्मेदारियां प्रशासनिक गतिविधियों के समन्वय और प्रदर्शन के आसपास केंद्रित हैं। जबकि अमेरिकी श्रम ब्यूरो के श्रम सचिवों के अनुसार, 2008 में सचिवों का औसत वार्षिक वेतन $ 29,050 था, कार्यकारी सचिवों का वार्षिक वेतन $ 40,030 से काफी अधिक था। अनुमान बताते हैं कि 2018 के माध्यम से रोजगार में वृद्धि होगी।

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संचार प्रबंधन

एक सचिव की भूमिका का एक बड़ा हिस्सा एक कार्यालय के लिए संचार का समन्वय है। यह टेलीफोन, मेल, इंटरनेट और ईमेल सहित विभिन्न स्रोतों के माध्यम से होता है। सचिव स्प्रेडशीट बनाते हैं, मसौदा तैयार करते हैं और पत्राचार और रिपोर्ट संपादित करते हैं, और डेस्कटॉप प्रकाशन सॉफ्टवेयर का उपयोग करके प्रस्तुतियाँ तैयार करते हैं। इन जिम्मेदारियों में स्टाफ या क्लाइंट के लिए समाचार पत्र बनाना, पत्र लिखना, उपयुक्त पक्षों को फोन कॉल को रूट करना, फैक्स और ईमेल भेजना और कार्यालय के भीतर मेल को खोलना और वितरित करना जैसे विशिष्ट कर्तव्य शामिल हो सकते हैं।

निर्धारण

सचिव अक्सर उच्च-स्तरीय कर्मचारियों के लिए कार्यक्रम बनाए रखते हैं। वे एक कार्यकारी कैलेंडर पर नियुक्तियों को शेड्यूल करने के लिए कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि कार्यकारी किसी दिए गए दिन के शेड्यूल में किसी भी बदलाव के बारे में जानते हैं। इसके अलावा, सचिव संगठन के वरिष्ठ कर्मचारियों के लिए व्यवसाय और व्यक्तिगत यात्रा की व्यवस्था करते हैं। इसमें बुकिंग फ्लाइट, होटल के कमरे को आरक्षित करना और किराये के वाहनों को सुरक्षित करना शामिल हो सकता है। व्यावसायिक यात्रा के लिए, एक सचिव को व्यावसायिक यात्रा या सम्मेलन की अवधि के लिए कार्यकारी के एजेंडे का विवरण तैयार करने की आवश्यकता हो सकती है।

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आपूर्ति और उपकरण रखरखाव

कई सचिव कार्यालय में उपयोग की जाने वाली आपूर्ति को ट्रैक करते हैं और नियमित आधार पर विक्रेताओं से उन्हें पुन: व्यवस्थित करते हैं। वे विभिन्न प्रकार के कार्यालय उपकरणों के संचालन और बुनियादी रखरखाव के लिए भी जिम्मेदार हो सकते हैं, जिनमें फैक्स मशीन, कॉपियर और स्कैनर शामिल हैं। उपकरण के साथ होने वाली समस्याओं के निवारण के लिए सचिव तेजी से जिम्मेदार हैं। यदि मरम्मत या प्रतिस्थापन उपकरण की आवश्यकता होती है तो वे विक्रेताओं को सेवा कॉल करते हैं।

2016 सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के लिए वेतन सूचना

अमेरिकी श्रम ब्यूरो के अनुसार सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने 2016 में $ 38,730 का औसत वार्षिक वेतन अर्जित किया। कम अंत पर, सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने $ 30,500 का 25 वां प्रतिशत वेतन अर्जित किया, जिसका अर्थ है कि इस राशि से 75 प्रतिशत अधिक कमाई हुई। 75 वाँ प्रतिशत वेतन $ 48,680 है, जिसका अर्थ है कि 25 प्रतिशत अधिक कमाते हैं। 2016 में, अमेरिकी और प्रशासनिक सहायकों के रूप में 3,990,400 लोग कार्यरत थे।