चेयरपर्सन की ड्यूटी

एक चेयरपर्सन एक संगठन, समिति या बैठक का एक अधिकारी है - एक चर्चा नेता। एक टीम का एक हिस्सा जिसमें एक सचिव, कोषाध्यक्ष और समिति के सदस्य शामिल हैं, चेयरपर्सन को एक टीम या समिति को प्रोत्साहित करने और सामान्य लक्ष्यों के साथ आने में मदद करनी चाहिए।

मीटिंग से पहले

चेयरपर्सन को समिति के लिए सभी हस्ताक्षरित दस्तावेजों और वित्तीय आवश्यकताओं के बारे में पता होना चाहिए। बैठक से पहले, चेयरपर्सन को सचिव के साथ बैठक करनी चाहिए, जिसमें कोई भी मामला शामिल नहीं होगा। उन्हें दोनों के बीच जाना चाहिए और बैठक के लिए एक एजेंडा तैयार करना चाहिए। उन्हें यह निर्धारित करने के लिए भी जांच करनी चाहिए कि समिति के सदस्यों ने बैठक के संबंध में दस्तावेज और रिपोर्ट प्राप्त की या नहीं। चेयरपर्सन को यह भी नज़र रखना चाहिए कि बैठक कितने समय तक चलेगी और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि बैठक से पहले सभी सदस्यों ने हस्ताक्षर किए हैं। अध्यक्ष और सचिव को किसी भी प्रस्तुत कार्य के बारे में पता होना चाहिए। अंत में, अध्यक्ष को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि बैठक होने से पहले समूह सभी महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा कर ले।

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एक बैठक के दौरान

चेयरपर्सन को बैठक को खोलना चाहिए और कोरम, या उपस्थित सदस्यों की संख्या की जांच करनी चाहिए। सदस्यों को बैठक शुरू होने से पहले अपने नामों पर हस्ताक्षर करना चाहिए था। एक बार बैठक शुरू होने के बाद, अध्यक्ष को एजेंडे के अनुसार बैठक का संचालन करना चाहिए। यदि समय अनुमति देता है, तो चेयरपर्सन मीटिंग के दौरान बहस, टिप्पणियों या चिंताओं को अनुमति दे सकते हैं। चेयरपर्सन को यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाने चाहिए कि बैठक में उपस्थित लोगों को किसी भी निजी चर्चा को रोकने के दौरान अपनी चिंताओं को दूर करने का मौका मिले। चेयरपर्सन को यह तय करने की आवश्यकता है कि बैठक के दौरान कौन बोलता है, या दो लोगों को एक ही समय में बोलना है या नहीं। चेयरपर्सन को यह अधिकार भी है कि बैठक को आवंटित समय (यदि आवश्यक हो) पर या बैठक को बंद करने की अनुमति दें, जिस समय समूह को सभी मामलों को संबोधित करना चाहिए था।

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चेयरपर्सन की नैतिकता

सभापति के लिए नैतिकता भी महत्वपूर्ण जिम्मेदारियां हैं, जिन्हें बैठकों के दौरान और बाद में एक निश्चित स्तर के चरित्र को बनाए रखना चाहिए। बैठक में अध्यक्षों को कभी भी अपनी बात के लिए मजबूर नहीं करना चाहिए। वे दूसरों पर चर्चा या सहमत होने के लिए अपने मामलों को व्यक्त करने में मदद कर सकते हैं। चेयरपर्सन के लिए निर्णय लेने या उसके निर्णय को बदलने के बजाय गलत निर्णय लेना सबसे अच्छा है। चेयरपर्सन को बहस पर बुलाने से पहले कोई भी तथ्यात्मक जानकारी पेश करनी चाहिए। यदि एक अध्यक्ष एक एजेंडा प्रस्तुत करता है, तो वह दृढ़ता से महसूस करता है, उसे अस्थायी रूप से कुर्सी छोड़नी चाहिए। अंत में, एक चेयरपर्सन को बहस शुरू होने से पहले ही कुर्सी छोड़ देनी चाहिए, बाद में जब कोई बोले या किसी को बधाई दे।