उत्तर फ़ोन
फोन का जवाब देना आपके उद्योग या विशिष्ट क्षेत्र की परवाह किए बिना एक आवश्यक कार्य है। कार्यालय प्रशासकों में उत्कृष्ट फोन कौशल के साथ-साथ एक दोस्ताना, सुखद आवाज होनी चाहिए। एक कार्यालय व्यवस्थापक के रूप में, आप ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और अन्य पेशेवरों से बात करेंगे। आपको सवालों के जवाब देने, चिंताओं को दूर करने या किसी अन्य कंपनी के प्रतिनिधि को कॉल करने की आवश्यकता हो सकती है।
$config[code] not foundनिर्धारण
यदि आप कंपनी के एकमात्र कार्यालय प्रशासक हैं, तो आप निश्चित रूप से नियुक्तियों और घटनाओं के एक संगठित कैलेंडर को रखने के लिए जिम्मेदार होंगे। आप सिर्फ एक व्यक्ति या पूरे स्टाफ के लिए जवाबदेह हो सकते हैं। उदाहरणों में कई प्रकार के मामले शामिल हैं जैसे कि ग्राहकों के साथ नियुक्तियाँ करना या साप्ताहिक स्टाफ मीटिंग की योजना बनाना। कुछ मामलों में, व्यवस्थापक व्यक्तिगत सहायकों के रूप में भी काम करते हैं, इसलिए आप अपने आप को लॉन या पूल देखभाल सेवाओं का आयोजन कर सकते हैं, रात्रिभोज आरक्षण की पुष्टि कर सकते हैं या अपने मालिक के लिए यात्रा स्थान तैयार कर सकते हैं।
संचार
एक कार्यालय प्रशासक के रूप में, आपको संभवतः कंपनी की आवाज होगी, जो अक्सर आपके वरिष्ठों की ओर से बोलते हैं। इस वजह से, अनुकरणीय पारस्परिक कौशल रखना एक महत्वपूर्ण शर्त है। न केवल आप कंपनी के भीतर और बाहर के लोगों के बीच संवाद करेंगे, आप महत्वपूर्ण जानकारी को रिले करने के लिए भी जिम्मेदार होंगे। संचार फोन और पत्र के माध्यम से और ईमेल के माध्यम से आमने-सामने होगा।
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कंपनी और पेशे के आधार पर, आप डेटा स्प्रेडशीट बनाने और बनाए रखने या कंपनी डेटाबेस में जानकारी दर्ज करने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक निर्माण कंपनी में एक कार्यालय व्यवस्थापक स्थानीय आपूर्तिकर्ताओं और सामग्री की लागत का स्प्रेडशीट रख सकता है। अधिकांश कंपनियां पिछली ग्राहक जानकारी के विस्तृत रिकॉर्ड भी रखती हैं: पता, संपर्क नंबर, ईमेल पते और सेवा नोट।
संगठन
यह सबसे समावेशी और शायद सबसे महत्वपूर्ण श्रेणी है। प्रशासक पूरे कार्यालय में और कंपनी के अन्य पहलुओं में संगठन और दक्षता की भावना प्रदान करते हैं। वे अर्दली फाइलिंग सिस्टम और एक स्वच्छ, अव्यवस्था मुक्त वातावरण बनाए रखने के माध्यम से इसे पूरा करते हैं।
काम
कभी-कभी प्रशासक "गो-फ़र्स" के रूप में भी काम करते हैं, जो कि विशेष रूप से किसी भी नौकरी विवरण के अंतर्गत नहीं आते हैं। इन कार्यों में बैंक जमा करना, कार्यालय की आपूर्ति के लिए खरीदारी या कर्मचारियों के लिए दोपहर का भोजन लेना शामिल नहीं हो सकता है।
