एक टीम सहायक अन्य कर्तव्यों के लिए कार्यालय टीम के सदस्यों को मुक्त करने के लिए प्रशासनिक कर्तव्यों का प्रदर्शन करके कार्यभार को ले जाने में मदद करता है। वे वर्तमान परियोजनाओं के साथ मदद करने के लिए सही कदम उठाते हैं ताकि अधिक अनुभवी सदस्य परियोजना में सुधार, समस्याओं का निवारण करने या ग्राहक की मांगों का समाधान करने के तरीकों पर ध्यान केंद्रित कर सकें। समय सीमा को पूरा करने और समय पर परियोजनाओं को पूरा करने के लिए अतिरिक्त प्रशासनिक मदद महत्वपूर्ण है। टीम के नेताओं की प्रत्यक्ष देखरेख में सहायक काम करते हैं।
$config[code] not foundप्रशासनिक शुल्क
टीम के सहायक प्रशासनिक कर्तव्यों के साथ मदद करते हैं जिन्हें थोड़ा निरीक्षण की आवश्यकता होती है। वे क्लाइंट्स के साथ अपॉइंटमेंट्स शेड्यूल करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि क्लाइंट्स को समय पर डॉक्यूमेंट्स और रिसीवेबल्स मिलते हैं। वे आंतरिक टीम की बैठकों का आयोजन करते हैं और सभी कर्मचारियों को एक ही पृष्ठ पर सुनिश्चित करने के लिए यात्रा कार्यक्रम तैयार करते हैं। अन्य जिम्मेदारियों में शामिल हैं: महत्व के आधार पर ईमेल छांटना, टीम के सदस्यों को आगामी समय सीमा के लिए सचेत करना, प्रतियां बनाना, काम चलाना, दस्तावेज़ तैयार करना और इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को व्यवस्थित करना। शीघ्रता, प्रभावी संचार कौशल और विस्तार पर ध्यान नौकरी की शीर्ष आवश्यकताएं हैं।
डेटा और वितरण
रिकॉर्ड कीपिंग, डेटा मैनेजमेंट और प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स की मदद के लिए वर्क टीमों को अक्सर अतिरिक्त प्रशासनिक सहायता की आवश्यकता होती है। टीम के सहायक मीटिंग के दौरान नोट्स लेते हैं और उन नोट्स को प्रोजेक्ट मेमो में संकलित करते हैं। वे इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों में डेटा एकत्र और इनपुट करते हैं ताकि टीम के सदस्यों के पास अपने विश्लेषण और परियोजना परिणामों को वापस करने के लिए रिकॉर्ड हो। सहायक, पृष्ठ संख्या, आकर्षक कवर, शब्दों की सूची और लिखित रिपोर्ट के लिए सामग्री की एक तालिका को जोड़कर प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स तैयार करते हैं। कंप्यूटर कौशल, डेटा-एंट्री कौशल और प्रूफरीडिंग ताकत आवेदकों को योग्य नौकरी के उम्मीदवारों के रूप में बाहर खड़े होने में मदद करते हैं।
भोजन और यात्रा की व्यवस्था
परियोजना सहायक टीम के सदस्यों के साथ कार्यालय दोपहर के भोजन और रात्रिभोज का समन्वय करते हैं। वे उन कर्मचारियों के लिए भोजन का आदेश देते हैं और उठाते हैं जो डेडलाइन को पूरा करने के लिए लंबे समय तक काम कर रहे हैं। वे फ्लाइट, ठहरने और किराये की कारों सहित यात्रा की व्यवस्था करते हैं। सम्मेलन के कार्यक्रम और सेमिनार विवरण के टीम के सदस्यों को सूचित करने के लिए शोध करके, वे अनुभवी सदस्यों के लिए व्यापक और समय लेने वाली परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय मुक्त करते हैं।
वित्तीय जिम्मेदारियाँ
यह सुनिश्चित करना कि टीम अपने बजट के भीतर रहती है, एक महत्वपूर्ण कार्य जिम्मेदारी है। टीम के सहायक परियोजना के खर्चों और खरीद प्राप्तियों पर नज़र रखते हैं, और वे उन संख्याओं को लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम और स्प्रेडशीट में लॉग इन करते हैं। वे कार्यकारी क्रय निर्णय नहीं लेते हैं, लेकिन जब वे लाल रंग में जाते हैं, तो वे टीम के नेताओं को सूचित करते हैं। जब आविष्कार कम हो जाते हैं तो सहायक आपूर्ति और उत्पादों का आदेश देते हैं। बजट और लेखा सहायता परियोजना सहायकों की एक बुनियादी समझ प्रस्तावित वित्तीय लक्ष्यों को बनाए रखती है।
