जब आपके पास सही उपकरण होते हैं, तो आप तकनीकी और सामाजिक दोनों तरह से व्यापार में अद्भुत चीजें हासिल कर सकते हैं। यह कंपनी की परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए विशेष रूप से सच है।
आपके शस्त्रागार में कुछ महान उपकरणों के साथ, जैसे कि जो अनुसरण करते हैं, आपको अपनी सभी परियोजना प्रबंधन आवश्यकताओं को संबोधित करने में सक्षम होना चाहिए।
क्या आपके पास ये सभी सात हैं?
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर
आधुनिक प्रौद्योगिकी के लिए धन्यवाद, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर पहले से कहीं ज्यादा आसान हो गया है। सबसे अच्छे कार्यक्रम आपको अपने सभी सहयोगियों को एक ही पृष्ठ पर रखने में सक्षम बनाते हैं, जिसमें इंटरैक्टिव टाइमलाइन, डेटा ट्रैकिंग, टाइम स्टैम्पिंग, प्रत्येक कार्य पर व्यय, सामग्री एकत्र करना और प्रतिनिधि क्षमता शामिल हैं।
$config[code] not foundएक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर कंपनी, व्रीके में मार्केटिंग के निदेशक, टॉम ट्रीनर के अनुसार, “आपको एक प्रोजेक्ट प्रबंधन विकल्प की आवश्यकता है जो कार्यों को बनाने में आसान हो, टीम के सदस्यों को आसान टैगिंग के माध्यम से शामिल करे, और यह ईमेल और फ़ाइल साझाकरण प्लेटफॉर्म के साथ एकीकृत होता है। महान परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करना आपके व्यावसायिक लक्ष्यों को सफलतापूर्वक पूरा करने की कुंजी है। "
साझा करने योग्य प्लेटफार्म
हर परियोजना को हर समय काम पर टीम के संबंधित सदस्यों को रखने के लिए फ़ाइल-साझाकरण क्षमताओं तक पहुंच की आवश्यकता होती है। यह परियोजना प्रबंधक से टीम के सदस्यों तक फाइलों तक पहुंचने की अनुमति देता है और परियोजना के मुद्दों और अक्षम समय प्रबंधन को कम करने में मदद करता है।
सर्वोत्तम साझाकरण कार्यक्रमों में निम्नलिखित गुण होंगे:
- ऑनलाइन और इंटरनेट कनेक्शन के साथ कहीं भी पहुँचा जा सकता है
- सरल संपादन कार्य
- परियोजना को कार्य में संलग्न करने की क्षमता
- सहयोगियों के बीच क्षमताओं को साझा करना
- सुरक्षा सुविधाएँ जो आपके काम की सुरक्षा और बैकअप करती हैं
- अपने परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण
सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले साझाकरण प्लेटफ़ॉर्म में Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, माइक्रोसॉफ्ट वनड्राइव और कम्युनिफ़ायर हैं।
परियोजना विश्लेषण
अपनी नौकरियों को यथासंभव सुचारू रूप से चलाने के लिए, आपको एक परियोजना विश्लेषण उपकरण की आवश्यकता है जो परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर से डेटा एकत्र करेगा। इस तरह के डेटा से आपकी दक्षता और प्रसंस्करण में सुधार होगा।
सर्वश्रेष्ठ परियोजना प्रबंधन विकल्पों में सॉफ्टवेयर में एनालिटिक्स प्रोग्राम्ड होगा, लेकिन आप अलग-अलग विकल्प भी पा सकते हैं जो आपके लिए डेटा एकत्र करते हैं। परिणामी रिपोर्ट आपको प्रत्येक प्रोजेक्ट पर लगने वाले समय और धन को शामिल करेगी, इसमें शामिल लोगों की संख्या, आवश्यक संचार की मात्रा, और किसी अन्य जानकारी को आपको प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने और अपनी निचली रेखा को बेहतर बनाने के लिए जानना होगा।
संचार मानक
किसी भी सहयोगी के साथ एक परियोजना शुरू करने से पहले, आपको अपने संचार मानकों को परिभाषित करना होगा। अधिकांश कंपनियां सभी संचार के लिए ईमेल का उपयोग करती हैं, लेकिन यह हर कंपनी और हर परियोजना के लिए काम नहीं करती है।
अपने सहयोगियों को उचित चैनल के बारे में बताने दें, जब उन्हें सवाल पूछने, टीम की बैठकों में भाग लेने, रचनात्मक विचारों पर चर्चा करने और टीम के साथियों के साथ बातचीत करने की आवश्यकता होती है।
उदाहरण के लिए, आप अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की टिप्पणी सुविधा के भीतर सभी सरल प्रश्न और टीम इंटरैक्शन चाहते हैं; और सभी टीम की बैठकें ग्रुप वीडियो चैट के माध्यम से होने वाली हैं, जैसे कि Google Hangout।
शुरुआत में इन मानकों को परिभाषित करने से व्यर्थ समय और गलतफहमी कम हो जाएगी और आपको अधिक कुशल कार्य देने में मदद मिलेगी।
टेम्पलेट्स
आपकी अधिकांश परियोजनाएँ संभवतः उसी श्रेणियों के अंतर्गत आएंगी। उदाहरण के लिए, यदि आप एसईओ के विशेषज्ञ हैं, तो आप पीपीसी अभियानों, सामाजिक संकेतों और वेबसाइट की सामग्री के साथ सभी संभावना में काम करेंगे।
परियोजनाओं को अधिक सुचारू रूप से प्रवाहित करने के लिए, आप इनमें से प्रत्येक श्रेणी के लिए खाके विकसित कर सकते हैं। शुरुआत में थोड़ा अतिरिक्त समय लग सकता है, लेकिन यह तब सार्थक होगा जब प्रत्येक प्रोजेक्ट के विभिन्न पहलुओं को अधिक कुशलता से चलाया जाए और आपकी टीम के सदस्यों द्वारा किए गए कार्य में कम संशोधन की आवश्यकता हो।
प्रत्यायोजित उत्तरदायित्व
प्रोजेक्ट मैनेजरों का एक सामान्य अभिशाप है कि आप स्वयं सब कुछ करने की इच्छा रखते हैं क्योंकि आपको लगता है कि आप इसे सही तरीके से कर पाएंगे। आमतौर पर, यह सब कुछ स्वयं करना संभव नहीं है और बहुत अधिक लेने से केवल खराब-गुणवत्ता वाले काम होंगे, क्योंकि आप समय पर सब कुछ पूरा करने के लिए दौड़ते हैं।
अपनी टीम के प्रत्येक सदस्यों के बीच ठीक से विभाजित एक परियोजना एक ऐसी परियोजना है जिसके सफल होने की अधिक संभावना है। बस याद रखें कि किसी कार्य को सौंपने का मतलब है कि आप टीम के अन्य सदस्यों पर काम को सही तरीके से करने के लिए भरोसा करते हैं और आपको केवल कभी-कभार जांच करके उस विश्वास को दिखाने की जरूरत है, न कि नौकरी के हर तत्व का सूक्ष्म अध्ययन करने की।
जिम्मेदारियों को सौंपना और फिर कार्य को पूरा करने के लिए अपनी टीम के सदस्यों पर भरोसा करना न केवल आपके कार्यभार को हल्का करेगा, बल्कि समय के साथ कर्मचारी के प्रदर्शन में सुधार करेगा।
परिभाषित नेतृत्व
अधिकांश परियोजनाओं की सफलता एक निश्चित नेता पर निर्भर करती है जो एक पेशेवर के लक्षण के पास है। यदि आपके पास एक स्पष्ट नेता नहीं है, तो यह भ्रम पैदा करेगा और इस प्रक्रिया को धीमा कर देगा क्योंकि आपके टीम के सदस्यों ने निर्णय लेने के दौरान इसे बाहर कर दिया था क्योंकि अंतिम निर्णय लेने के लिए किसी को नामित नहीं किया गया है।
एक ठोस नेता अपनी टीम के सदस्यों से सर्वोत्तम विचारों को व्यवहार में ला सकता है और परियोजना के फैसले पर अंतिम शब्द दे सकता है। टीम लीडर को यह भी करना चाहिए:
- दृष्टि के लिए अधिवक्ता,
- अच्छी तरह से संवाद करें,
- सभी सहयोगियों के साथ खुलकर और ईमानदारी से संवाद करें,
- परियोजना के बारे में उत्साहित,
- Micromanaging के बिना प्रतिनिधि,
- प्रदर्शन आत्मविश्वास और मजबूत निर्णय लेने के कौशल,
- सतह के रूप में समस्याओं को हल करने का तरीका जानें,
- जब लायक हो, तो प्रतिक्रिया और प्रशंसा दें।
- दूसरों के इनपुट को सुनें और रचनात्मकता और विचारों को प्रोत्साहित करें।
एक सक्षम नेता आपकी परियोजना प्रबंधन बेल्ट में सबसे महत्वपूर्ण उपकरणों में से एक है। एक परिभाषित नेता के साथ जो आपके सभी सहयोगियों के साथ काम करने को तैयार है, सफल परियोजना प्रबंधन संभव नहीं है … यह संभावित है।
शटरस्टॉक के माध्यम से प्रोजेक्ट मैनेजर फोटो
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